업무 도구 10종

출석 한 번에 1회 차감. 잔여가 줄면 수강생에게 알림톡이 나갑니다.

필라테스·공방·과외처럼 회차로 파는 수업을 종이 장부나 엑셀로 관리하면 반드시 새어 나갑니다. 출석 버튼 하나로 차감하고, 잔여 회차가 기준 이하로 떨어지면 수강생에게 알림톡이 자동으로 나갑니다. 재등록 안내를 놓쳐서 생기는 이탈을 막는 것이 이 도구의 목적입니다.

필라테스·요가 스튜디오, 공방, 과외·교습소

예약금을 먼저 받고, 하루 전 리마인드로 노쇼를 줄입니다.

1인 스튜디오·공방·상담실은 노쇼 한 건이 그날 매출의 전부입니다. 링크 하나로 예약을 받되 예약금을 걸고, 방문 하루 전에 자동 리마인드를 보냅니다. 예약금이 걸린 예약은 취소율 자체가 다릅니다.

1인 스튜디오, 공방 원데이클래스, 상담·시술실

달마다 한 번 넣으면 지난달과 비교되고, 엑셀로 그대로 받습니다.

매출은 아는데 얼마 남는지 모르는 채로 몇 년이 갑니다. 계산기는 그날의 답만 주고 사라지지만, 손익노트는 달마다 저장해 흐름을 남깁니다. 매출이 늘었는데 순이익이 그대로인 달, 재료비율이 슬금슬금 오른 달이 표에서 바로 보입니다. 세무사에게 보낼 자료나 대출·지원금 서류가 필요할 때는 엑셀로 받으면 됩니다.

카페·식당·미용실·공방 등 매달 손익을 확인해야 하는 사업자

이름과 연락처, 마지막 방문일만 봅니다. 오래 안 온 손님이 위로 올라옵니다.

CRM 을 쓰자니 과하고 수첩으로는 놓칩니다. 고객노트는 딱 한 가지만 합니다 — 누가 언제 마지막으로 왔는지. 30일이 지나면 뜸함, 60일이 지나면 휴면으로 자동 표시되고 오래 안 온 순서로 정렬됩니다. 회차노트 수강생과 예약노트 손님은 따로 옮길 필요 없이 그대로 보입니다.

단골 장사를 하는 미용실·네일·공방·상담실

흩어진 일정을 한 곳에 모으고, 바뀌면 관련자 전원에게 한 번에 알립니다.

담당자마다 자기 오더를 따로 들고 있으면 전체가 안 보입니다. 사장님은 지금 뭐가 어디까지 갔는지 물어봐야 알고, 행정 직원은 일정이 바뀔 때마다 여러 사람에게 따로 연락합니다. 오더노트는 수주부터 설치까지의 날짜와 도면을 한 곳에 모읍니다. 예정일이 지난 건은 목록 맨 위에 뜨고, 일정을 고치고 공유 버튼을 누르면 관련자 전원에게 메일이 나갑니다.

납품·설치가 있는 제조·유통사, 여러 사람이 한 건을 나눠 맡는 곳

테이블마다 QR 하나. 손님이 자기 폰으로 주문하고 주방 화면에 바로 뜹니다.

테이블오더를 넣으려면 보통 테이블마다 태블릿을 사고 거치대를 달고 설치비를 냅니다. 스무 자리면 기계값만 수백만 원이고, 매달 대당 요금이 또 나갑니다. 여기서는 기계를 사지 않습니다. 테이블마다 QR 을 붙이면 손님 폰이 곧 주문 단말기입니다. 사진과 옵션은 사장님이 직접 고치고, 품절은 버튼 하나로 걸어 둡니다. 주문은 사장님이 접수를 눌러야 주방으로 가고, QR 이 밖으로 새면 새로 뽑아 예전 주소를 즉시 죽일 수 있습니다.

홀이 있는 식당·카페·호프, 직원을 더 뽑기 어려운 곳

가게 앞 QR 하나로 줄을 세웁니다. 손님은 자기 폰에서 남은 팀 수를 봅니다.

종이에 이름을 적으면 순서가 헷갈리고, 진동벨은 기계값과 분실이 따라옵니다. 웨이팅은 가게 앞에 QR 한 장만 붙입니다. 손님이 이름과 인원을 넣으면 자기 폰에 「앞에 3팀」이 계속 보이고, 사장님이 호출을 누르면 그 화면이 「들어오세요」로 바뀝니다. 폰이 없는 손님은 카운터에서 직접 적어 넣어도 같은 줄에 섭니다. 예상 시간은 그 가게에서 실제로 한 팀이 빠지는 데 걸린 시간으로 계산합니다.

웨이팅이 생기는 식당·카페, 진동벨을 사기는 부담스러운 곳

거래처별로 못 받은 돈과 입금 예정일만 봅니다. 약속한 날이 지나면 맨 위로 올라옵니다.

외상 거래가 있으면 「누가 얼마를 안 냈는지」가 생각보다 자주 새어 나갑니다. 엑셀에 적어도 잔액을 손으로 고치다 보면 어느 줄이 맞는지 모르게 됩니다. 미수금노트는 청구 한 건에 입금을 여러 번 붙일 수 있고, 남은 금액은 입금 기록의 합으로 매번 다시 셉니다. 두 군데에 적지 않으니 어긋날 일이 없습니다. 90일이 넘은 건이 따로 보이는데, 그 지점부터 회수율이 크게 떨어지기 때문입니다.

외상·후불 거래가 있는 제조·유통·시공·도소매

견적 상태와 다음 연락일만 관리합니다. 연락하기로 한 날이 지나면 맨 위로 올라옵니다.

견적서를 보내고 나면 「그 업체 어떻게 됐지」가 계속 생깁니다. 견적이 깨지는 가장 흔한 이유는 값이 비싸서가 아니라 잊혀서입니다. 견적노트는 CRM 이 아닙니다. 담당자 취향도 통화 기록도 담지 않고, 견적이 지금 어디까지 갔는지만 봅니다 — 작성·발송·검토 중·계약·보류·실패. 수주율은 결과가 난 건으로만 계산합니다. 아직 답이 없는 견적을 실패로 세면, 견적을 보낼수록 숫자가 나빠져서 견적을 덜 보내게 됩니다.

견적을 내고 일을 받는 제조·시공·인쇄·프리랜서·공방

판매처마다 언제 얼마씩 떼는지 봅니다. 첫 화면은 「이번 주 받을 돈」 하나입니다.

네이버·쿠팡·배달앱·카드매출이 각각 다른 날에 다른 비율로 떼고 줍니다. 통장만 봐서는 어느 건이 얼마나 덜 들어왔는지 알 수 없습니다. 정산노트는 매출과 실제 입금액을 따로 듭니다. 입금을 확인할 때 실제 금액을 받으므로, 예정보다 덜 들어온 돈이 그대로 드러납니다. 판매처별 실입금률도 나옵니다 — 「쿠팡 매출 1,000만원」은 자랑이지만 「쿠팡은 매출의 68%만 들어온다」는 결정을 바꿉니다.

여러 판매처에 걸쳐 파는 온라인 판매자, 배달을 함께 하는 식당