업무 도구 19종

출석 한 번에 1회 차감. 잔여가 줄면 수강생에게 알림톡이 나갑니다.

필라테스·공방·과외처럼 회차로 파는 수업을 종이 장부나 엑셀로 관리하면 반드시 새어 나갑니다. 출석 버튼 하나로 차감하고, 잔여 회차가 기준 이하로 떨어지면 수강생에게 알림톡이 자동으로 나갑니다. 재등록 안내를 놓쳐서 생기는 이탈을 막는 것이 이 도구의 목적입니다.

필라테스·요가 스튜디오, 공방, 과외·교습소

예약금을 먼저 받고, 하루 전 리마인드로 노쇼를 줄입니다.

1인 스튜디오·공방·상담실은 노쇼 한 건이 그날 매출의 전부입니다. 링크 하나로 예약을 받되 예약금을 걸고, 방문 하루 전에 자동 리마인드를 보냅니다. 예약금이 걸린 예약은 취소율 자체가 다릅니다.

1인 스튜디오, 공방 원데이클래스, 상담·시술실

달마다 한 번 넣으면 지난달과 비교되고, 엑셀로 그대로 받습니다.

매출은 아는데 얼마 남는지 모르는 채로 몇 년이 갑니다. 계산기는 그날의 답만 주고 사라지지만, 손익노트는 달마다 저장해 흐름을 남깁니다. 매출이 늘었는데 순이익이 그대로인 달, 재료비율이 슬금슬금 오른 달이 표에서 바로 보입니다. 세무사에게 보낼 자료나 대출·지원금 서류가 필요할 때는 엑셀로 받으면 됩니다.

카페·식당·미용실·공방 등 매달 손익을 확인해야 하는 사업자

이름과 연락처, 마지막 방문일, 방문 횟수를 봅니다. 오래 안 온 손님이 위로, 자주 오는 손님이 순위로 보입니다.

CRM 을 쓰자니 과하고 수첩으로는 놓칩니다. 고객노트는 두 가지만 봅니다 — 누가 언제 마지막으로 왔는지, 그리고 몇 번 왔는지. 30일이 지나면 뜸함, 60일이 지나면 휴면으로 자동 표시되고, 손님마다 누적·최근 몇 달·월평균 방문 횟수가 붙어 자주 오는 순으로도 볼 수 있습니다. 가게 전체의 월별 방문 추이도 한눈에 보입니다. 회차노트 수강생과 예약노트 손님은 따로 옮길 필요 없이 그대로 보이고, 출석과 예약 완료도 방문으로 셉니다.

단골 장사를 하는 미용실·네일·공방·상담실

흩어진 일정을 한 곳에 모으고, 바뀌면 관련자 전원에게 한 번에 알립니다.

담당자마다 자기 오더를 따로 들고 있으면 전체가 안 보입니다. 사장님은 지금 뭐가 어디까지 갔는지 물어봐야 알고, 행정 직원은 일정이 바뀔 때마다 여러 사람에게 따로 연락합니다. 오더노트는 수주부터 설치까지의 날짜와 도면을 한 곳에 모읍니다. 예정일이 지난 건은 목록 맨 위에 뜨고, 일정을 고치고 공유 버튼을 누르면 관련자 전원에게 메일이 나갑니다.

납품·설치가 있는 제조·유통사, 여러 사람이 한 건을 나눠 맡는 곳

테이블마다 QR 하나. 손님이 자기 폰으로 주문하고 주방 화면에 바로 뜹니다.

테이블오더를 넣으려면 보통 테이블마다 태블릿을 사고 거치대를 달고 설치비를 냅니다. 스무 자리면 기계값만 수백만 원이고, 매달 대당 요금이 또 나갑니다. 여기서는 기계를 사지 않습니다. 테이블마다 QR 을 붙이면 손님 폰이 곧 주문 단말기입니다. 사진과 옵션은 사장님이 직접 고치고, 품절은 버튼 하나로 걸어 둡니다. 주문은 사장님이 접수를 눌러야 주방으로 가고, QR 이 밖으로 새면 새로 뽑아 예전 주소를 즉시 죽일 수 있습니다.

홀이 있는 식당·카페·호프, 직원을 더 뽑기 어려운 곳

가게 앞 QR 하나로 줄을 세웁니다. 손님은 자기 폰에서 남은 팀 수를 봅니다.

종이에 이름을 적으면 순서가 헷갈리고, 진동벨은 기계값과 분실이 따라옵니다. 웨이팅은 가게 앞에 QR 한 장만 붙입니다. 손님이 이름과 인원을 넣으면 자기 폰에 「앞에 3팀」이 계속 보이고, 사장님이 호출을 누르면 그 화면이 「들어오세요」로 바뀝니다. 폰이 없는 손님은 카운터에서 직접 적어 넣어도 같은 줄에 섭니다. 예상 시간은 그 가게에서 실제로 한 팀이 빠지는 데 걸린 시간으로 계산합니다.

웨이팅이 생기는 식당·카페, 진동벨을 사기는 부담스러운 곳

거래처별로 못 받은 돈과 입금 예정일만 봅니다. 약속한 날이 지나면 맨 위로 올라옵니다.

외상 거래가 있으면 「누가 얼마를 안 냈는지」가 생각보다 자주 새어 나갑니다. 엑셀에 적어도 잔액을 손으로 고치다 보면 어느 줄이 맞는지 모르게 됩니다. 미수금노트는 청구 한 건에 입금을 여러 번 붙일 수 있고, 남은 금액은 입금 기록의 합으로 매번 다시 셉니다. 두 군데에 적지 않으니 어긋날 일이 없습니다. 90일이 넘은 건이 따로 보이는데, 그 지점부터 회수율이 크게 떨어지기 때문입니다.

외상·후불 거래가 있는 제조·유통·시공·도소매

견적 상태와 다음 연락일만 관리합니다. 연락하기로 한 날이 지나면 맨 위로 올라옵니다.

견적서를 보내고 나면 「그 업체 어떻게 됐지」가 계속 생깁니다. 견적이 깨지는 가장 흔한 이유는 값이 비싸서가 아니라 잊혀서입니다. 견적노트는 CRM 이 아닙니다. 담당자 취향도 통화 기록도 담지 않고, 견적이 지금 어디까지 갔는지만 봅니다 — 작성·발송·검토 중·계약·보류·실패. 수주율은 결과가 난 건으로만 계산합니다. 아직 답이 없는 견적을 실패로 세면, 견적을 보낼수록 숫자가 나빠져서 견적을 덜 보내게 됩니다.

견적을 내고 일을 받는 제조·시공·인쇄·프리랜서·공방

판매처마다 언제 얼마씩 떼는지 봅니다. 첫 화면은 「이번 주 받을 돈」 하나입니다.

네이버·쿠팡·배달앱·카드매출이 각각 다른 날에 다른 비율로 떼고 줍니다. 통장만 봐서는 어느 건이 얼마나 덜 들어왔는지 알 수 없습니다. 정산노트는 매출과 실제 입금액을 따로 듭니다. 입금을 확인할 때 실제 금액을 받으므로, 예정보다 덜 들어온 돈이 그대로 드러납니다. 판매처별 실입금률도 나옵니다 — 「쿠팡 매출 1,000만원」은 자랑이지만 「쿠팡은 매출의 68%만 들어온다」는 결정을 바꿉니다.

여러 판매처에 걸쳐 파는 온라인 판매자, 배달을 함께 하는 식당

직원별 출퇴근을 넣으면 주휴·연장·야간·4대보험이 계산되고, 확정하면 급여명세서가 됩니다.

알바 월급은 시급 곱하기 시간이 아닙니다. 주 15시간 넘으면 주휴수당, 5인 이상이면 연장·야간 0.5배, 4대보험이면 공제까지. 계산기로 매달 하나씩 두드리다 보면 어느 달엔가 하나를 빠뜨리고, 빠뜨린 건 임금체불입니다. 급여노트는 근무 시간만 넣습니다. 「월수금 18~23시」처럼 요일로 한 달치를 한 번에 넣고, 주 단위로 주휴가 붙는지 눈으로 확인하고, 확정을 누르면 법정 기재사항을 다 채운 명세서가 나옵니다. 확정한 명세서는 그 뒤 근무를 고쳐도 바뀌지 않습니다.

아르바이트·파트타임 직원을 쓰는 식당·카페·편의점·학원

재료를 사 오는 단위로 등록하고 메뉴에 배합을 적으면 메뉴별 원가율이 나옵니다. 재료값을 고치면 전부 같이 바뀝니다.

원가·마진 계산기는 한 번 계산하고 끝입니다. 재료값이 오르면 메뉴 스무 개를 다시 두드려야 하고, 아무도 안 합니다. 원가노트는 재료 하나의 값을 고치면 그 재료를 쓰는 모든 메뉴의 원가율이 그 자리에서 바뀝니다. 첫 화면은 원가율이 나쁜 메뉴부터 — 어느 메뉴를 올리거나 빼야 하는지가 순서에서 보입니다. 판매가에서 부가세를 뺀 공급가로 원가율을 내므로 실제보다 좋아 보이지 않습니다.

식당 · 카페 · 베이커리 · 반찬가게 등 재료로 만들어 파는 곳

품목마다 발주점을 정해 두면 그 아래로 내려간 것이 맨 위에 오고, 매일 아침 알림이 옵니다.

재고 프로그램은 대개 입출고 전표부터 시작합니다. 작은 가게가 알고 싶은 건 「오늘 뭐 시켜야 하나」 하나입니다. 재고노트는 품목과 지금 수량, 발주점만 둡니다. 입고·사용은 줄에서 숫자 하나 넣고 버튼 하나. 발주점 아래로 내려간 품목은 빨갛게 맨 위로 오고, 하루 한 번 정한 시각에 이메일로도 옵니다. 실사한 뒤 「맞추기」를 누르면 차이가 기록으로 남아 어디서 새는지 보입니다.

재료·소모품을 정기적으로 시키는 모든 가게

거래처에 넣은 주문을 오는 중 · 받았는데 안 낸 돈 · 끝난 것 셋으로만 봅니다. 첫 숫자는 줄 돈입니다.

미수금노트의 반대편입니다. 물건은 받았는데 아직 안 낸 돈이 얼마인지 모르면 통장 잔고가 내 돈처럼 보이고, 월말에 거래처 계산서가 한꺼번에 오면 그때 압니다. 발주노트는 주문 한 건에 거래처·품목·금액·오는 날 넷만 적습니다. 받았을 때 실제 금액을 다시 받으므로 주문 때 예상과 계산서가 다른 게 그대로 드러납니다. 도착일이 지난 주문은 빨갛게 올라옵니다.

거래처에서 재료·상품을 받아 파는 식당 · 카페 · 소매 · 시공

직원이 본인 링크에서 출근·퇴근을 누르면 급여노트 근무가 저절로 생깁니다. 근무표와 견줘 지각·결근 표시.

앱 설치도 로그인도 없습니다. 직원마다 링크 하나 — 카톡으로 보내거나 QR 로 붙입니다. 누르는 순간 서버 시계로 기록되고, 퇴근이 찍히면 급여노트에 그 날 근무가 생깁니다. 월말에 출퇴근을 다시 세어 급여를 만드는 일이 사라집니다. 근무표를 적어 두면 누가 늦었고 누가 안 왔는지가 오늘 화면에 보입니다. GPS·얼굴 인증은 없습니다 — 다섯 명 가게에는 사장님 눈이 더 정확합니다.

알바·파트타임 직원을 둔 식당 · 카페 · 편의점 · 학원 · 매장

근로계약서를 링크로 보내 근로자가 폰에서 서명합니다. 체결본은 양쪽에 남고, 직원별 서류함에 명세서·파일과 함께 모입니다.

급여노트 직원을 고르면 표준근로계약서가 절반 채워집니다. 사업주가 먼저 서명하면 내용이 잠기고 해시가 찍히며, 근로자는 카톡으로 받은 링크에서 읽고 이름을 적고 손가락으로 서명합니다. 서명 시각·기기 정보가 함께 남고, 같은 링크가 완료본이 되어 근로자가 언제든 인쇄할 수 있습니다(교부 의무). 체결된 계약서는 3년 보관 의무라 지울 수 없습니다. 통장사본·신분증 사본 같은 파일도 그 직원 아래 비공개로 올립니다.

직원을 채용하는 모든 사업주 — 특히 알바가 자주 바뀌는 식당 · 카페 · 편의점

현금·카드·배달·기타 넣고 시재를 세면 끝. 어제, 지난주 같은 요일, 이번 달 누적이 옆에 붙습니다.

매일 여는 도구입니다. 마감할 때 매출 네 칸과 시재를 넣으면 「있어야 할 시재」와의 차이가 바로 보이고, 지난주 같은 요일보다 나은지, 이번 달이 지난달 같은 날까지보다 나은지가 카드 세 장으로 나옵니다. 요일별 평균(8주)이 있어서 어느 요일이 약한지 압니다. 월 합계는 손익노트로. 포스 없는 가게, 포스가 있어도 배달·계좌이체까지 합쳐 보고 싶은 가게용.

매일 마감하는 식당 · 카페 · 소매 · 미용실

오픈·마감·주간 청소 점검표를 직원이 폰 링크에서 체크합니다. 누가 언제 눌렀는지 남고, 사장님은 안 한 것만 봅니다.

종이 체크리스트는 안 보거나 몰아서 체크합니다. 점검노트는 점검표마다 링크 하나 — 휴게실에 QR 로 붙이거나 단톡에 올립니다. 직원은 항목을 누르면 이름과 시각이 남고, 사장님 화면에는 오늘 안 한 항목이 빨갛게 위에 옵니다. 최근 14일 표에서 빈 날이 보입니다. 오픈·마감·주간 청소 틀이 들어 있어 만드는 데 1분입니다. 사진 첨부는 없습니다.

직원이 있는 식당 · 카페 · 매장, 점포가 둘 이상인 사장님

테이블오더 주문(또는 판매 수량)을 원가노트 레시피로 재료 소모로 바꿔 재고노트에서 빼고, 발주점 아래는 발주노트 초안으로.

식자재 관리 프로그램이 하는 일을 이미 있는 네 도구 사이를 이어서 합니다. 오늘 판매 수량(테이블오더면 자동)에 레시피를 곱하면 재료 소모가 나오고, 재료와 재고 품목을 한 번 이어 두면 버튼 하나로 재고가 빠집니다. 발주점 아래로 내려간 품목은 거래처별로 묶여 발주노트에 초안으로 들어갑니다. 하루에 한 번만 적용되고 되돌릴 수 있습니다. 단위 환산(재고 1kg = 재료 1000g)만 한 번 적으면 됩니다.

원가노트 + 재고노트를 함께 쓰는 식당 · 카페